Personal Knowledge Management: Vom Zettelkasten zu Atlassian Confluence

Confluence ist eine Wiki-Software, die man sowohl auf einem eigenen Server hosten als auch in der Cloud nutzen kann. Sie ist für Arbeitsgruppen und Unternehmen gedacht, welche eine Wissensplattform, ein Intranet oder eine Projektplattform benötigen. Für mich ist Confluence aber auch die ultimative Lösung, um alle persönlichen Notizen und Dokumente zu verwalten.

Seit dem ersten Semester meines Geschichtsstudiums beschäftigt mich die Frage, wie ich das viele angelesene Wissen am besten konservieren kann. Die Antwort unsere Tutoren lautete damals unisono: «Benutzen Sie einen Zettelkasten!» Nun leuchtete mir zwar das Prinzip grundsätzlich ein, doch verzweifelte ich an der praktischen Umsetzung. Es dauerte ewig, auch nur einige wenige Fakten auf Karteikarten niederzuschreiben und diese korrekt einzusortieren. Änderungen, Ergänzungen, Korrekturen und neue Formulierungen waren zudem nur mit grösster Mühe anzubringen.

Wissensverwaltung im späten 20. Jahrhundert

Ein Computer musste her. Glücklicherweise war dies genau jene Zeit, als Computer auch für Studenten erschwinglich wurden. Das Schreiben ging nun flott von der Hand, auch Änderungen waren problemlos, man konnte mit den Texten so richtig arbeiten. Allerdings fehlte nun die strukturierte Ablage, welche ein Zettelkasten erzwingt. Ich produzierte Zusammenfassung um Zusammenfassung mit meiner Textverarbeitung, hatte jedoch bald Schwierigkeiten, die Informationen bei Bedarf wiederzufinden.

Dann lernte ich HyperCard kennen, das mit jedem Mac ausgeliefert wurde. Dieses Programm erlaubte es, Karteikarten auf dem Computer zu führen und so gewissermassen das Beste aus beiden Welten in miteinander zu verbinden. In HyperCard konnte man auch Begriffe über Hyperlinks miteinander verknüpfen und so Zusammenhänge besser abbilden. Noch etwas einfacher ging es dann mit einem Programm namens NoteIt, das auf HyperCard aufbaute und vollautomatisch Links setzte, wenn es zu einem bestimmten Begriff schon eine separate Karteikarte gab. Dieses System konnte allerdings nur sehr beschränkte Mengen an Information bewältigen, und so lagerte mein Wissen weiterhin mehrheitlich in Word-Dokumenten.

Mein erstes Wiki: MediaWiki

Mein Interesse an Hypertext-Systemen war jedoch geweckt. Ich lernte das World Wide Web kennen, später die Wikipedia und mit ihr die Wiki-Software MediaWiki. Diese hat zwar einen etwas spröden Charme, aber ich sagte mir: Was für die weltgrösste Enzyklopädie richtig ist, kann für meinen persönlichen Wissensspeicher nicht falsch sein. So legte ich über die Jahre in einem selbst gehosteten MediaWiki rund 1’200 Wiki-Seiten zu Fachthemen an.

Das funktionierte nicht schlecht, auch wenn die Wiki-Syntax nicht die effizienteste Art und Weise ist, Informationen zu verarbeiten. Sehr umfassende Themen notierte ich deshalb weiterhin nicht im Wiki, sondern doch wieder in Word-Dokumenten. Auch ist es mit Media Wiki etwas beschwerlich, Bilder und Dokumente einzubinden. Dadurch entstand auf meinem Computer zwei Paralleluniversen mit Wissen: das Wiki im Web und die Dateien in der Ordnerstruktur meiner Festplatte. Folglich musste ich immer an zwei verschiedenen Orten suchen.

Das Beste aus beiden Welten: Confluence Wiki

Die Vereinigung dieser beiden Universen gelang mir schliesslich mit der Wiki-Software Confluence von Atlassian. Sie bietet einerseits ein Wiki mit einem sehr komfortablen Editor, der kein Wiki-Markup verlangt, und andererseits eine sehr bequeme Integration von Bildern und Dokumenten. Der gesamte Wissenspool lässt sich über Bereiche (entspricht den Wiki Spaces von MediaWiki), einen hierarchischen Seitenbaum (ein Konzept, das ich bei MediaWiki immer schmerzlich vermisst habe) sowie über Tags gut strukturieren. Hinzu kommt eine leistungsfähige Volltextsuche, die auch PDF-, Word-, PowerPoint- und Excel-Dokumente erfasst. Und dank der sogenannten Macros kann man in Confluence auch speziellere Informationstypen wie z.B. Diagramme, Projektpläne oder Programmcode verwalten.

Alternativen zu Wikis

Natürlich habe ich in den letzten Jahren immer wieder einmal mit Programmen wie Evernote oder Microsoft OneNote experimentiert. Aber irgendwie bin ich damit nie richtig warm geworden. Beispielsweise brauche ich keine detaillierten Textformatierungs-Optionen, sondern nur die elementaren Absatzformate von HTML (Titel, Standardabsatz, Aufzählung, Zitat, Codeblock) – alles andere bedeutet für mich nur Ablenkung und Mehrarbeit. Auch ist das Hypertext-Konzept in diesen Programmen viel weniger ausgeprägt als in einem Wiki. Evernote und Co. haben aber auch ihre Vorteile, insbesondere wenn man auf einem Smartphone oder Tablet arbeitet: Sowohl die Web-Oberfläche für Mobile Devices auch die iOS App von Confluence sind im Moment noch sehr reduziert.

Fazit

Seit einem guten halben Jahr arbeite ich nun also mit Confluence als meinem universellen Wissensspeicher, und diese Lösung hat sich bisher hervorragend bewährt. Nun zeigt zwar die Erfahrung, dass jedes System nur so lange lebt, bis ein besseres auftaucht: «Das Bessere ist des Guten Feind!» Dennoch glaube ich, dass ich so lange bei dieser Lösung bleiben werde, bis mir ein System mit künstlicher Intelligenz das Erfassen meiner Notizen komplett abnimmt…